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Ob Vereinskonzert mit Bratwurstbude, Stadtfest, Kinderflohmarkt oder stylische Firmenfeier mit DJ-Pult und Diskokugel – einen Event zu planen, ist immer ein kleines Abenteuer. Voller Herzklopfen, Todo Listen und «Ach, das hätten wir mal früher bedenken sollen-Momenten. Und ja, Fehler passieren. Immer. Aber keine Sorge, du musst nicht jeden selbst machen. Wir haben dir die häufigsten Planungsfauxpas rausgesucht und zeigen dir, wie du sie gekonnt vermeidest. Damit dein Event nicht nur stattfindet, sondern bei deinen Gästen als Highlight des Jahres im Gedächtnis bleibt.
Ein häufiger Stolperstein gleich zu Beginn: fehlende klare Ziele für den Event. Wer einfach drauflos plant, ohne sich zu fragen, warum er den Event überhaupt durchführt, verliert leicht den Fokus. Klar, du veranstaltest halt einen Event. Aber wofür genau? Wer sich das Warum nicht gleich zu Beginn überlegt, tappt schnell im Dunkeln.
Willst du neue Mitglieder für deinen Verein begeistern? Oder geht’s ums Spendensammeln? Oder steht am Ende vielleicht doch «Wir wollen einfach ne geile Zeit» ganz oben?
Warum das zum Problem wird:
Ohne klare Zielsetzung gibt’s kein Navi für deine Planung. Budget und Energie fliessen in Dinge, die gar nicht entscheidend sind, während das Wesentliche eventull doch auf der Strecke bleibt. Und wenn der Abend vorbei ist, weiss keiner so richtig: «War das jetzt gut? Oder einfach… laut?»
So machst du’s besser:
👉 Setz dich direkt zu Beginn hin und überleg dir 1–3 konkrete Ziele.
👉 Schreib sie auf. Häng sie dir an den Kühlschrank.
👉 Und sprich sie mit dem Team ab, denn alle sollten wissen, wohin die Reise geht.
👉 Mach die Ziele messbar: z. B. 200 verkaufte Tickets, 50 neue Insta-Follower, 10 neue Vereinsmitglieder.
Mit klarem Ziel vor Augen wird jede Entscheidung einfacher. Und du kannst hinterher sagen: Mission accomplished!
Du hast eine mega Idee. Aber… weisst du auch für wen?
Egal ob Punk-Open-Air, Ü60-Tanzabend oder Kinderpuppentheater: Wenn du deine Zielgruppe nicht kennst, wird’s schwer, sie zu begeistern. Oder überhaupt zu erreichen.
Warum das zum Problem wird:
Wenn du an den Interessen deiner potenziellen Gäste vorbeiplanst, riskierst du enttäuschte Besucher oder – schlimmer noch – halbleere Räume.
So machst du’s besser:
👉 Definier deine Zielgruppe so genau wie möglich: Alter, Musikgeschmack, Freizeitverhalten, Lieblingssnack – alles, was hilft.
👉 Stell dir die Leute konkret vor: Wer sind sie? Was wünschen sie sich? Was sind sie bereit zu zahlen?
👉 Hol dir frühzeitig Feedback z. B. durch Mini-Umfragen, Erfahrungswerte aus früheren Events
In unserem Blogartikel Event-Marketing leicht gemacht findest du hilfreiche Tipps, wie du deine Zielgruppe wirklich erreichst z. B. über kreative Plakatideen, persönliche Texte auf Social Media oder den cleveren Einsatz von Multiplikator:innen.
💡 Tipp am Rande: Schon die Einladung sollte auf deine Zielgruppe zugeschnitten sein. Kein Einheitsbrei, sondern gezielte Ansprache, denn das erhöht die Chance auf Zusagen.
Der Eventtermin steht fest. Du bist voller Vorfreude. Und denkst dir: «Joah, wir haben ja noch Zeit.»
Und zack: Plötzlich ist es drei Wochen vor dem Event, der Lieblings-DJ ist längst ausgebucht, die Location hostet gerade eine Hundemesse und das einzige freie Catering liefert kalte Leberkässemmeln.
Warum das zum Problem wird:
Je später du anfängst, desto weniger Auswahl hast du und desto mehr musst du improvisieren. Gute Dienstleister:innen, Locations und Technik sind oft Monate im Voraus verplant. Ausserdem: Je näher der Event rückt, desto öfter passiert’s, dass ungeplante Herausforderungen auftauchen (Genehmigungen, Absagen, Planänderungen…). Ohne Puffer? Chaos vorprogrammiert.
So machst du’s besser:
👉 Denk rückwärts mit einem rückwärts geplanten Zeitplan. Starte beim Eventdatum und arbeite dich Schritt für Schritt zurück:
👉 Setze dir Meilensteine mit Deadlines und halte sie ein wie deinen Lieblings-Festivaltermin im Kalender.
👉 Fang mit den grossen Brocken an: Location sichern, Acts anfragen, Technik buchen.
👉 Die kleineren Aufgaben kommen später z. B. Deko, Helferkoordination, Promo-Materialien drucken.
💡Extra-Tipp: Nutze Planungstools oder Vorlagen z. B. unsere Eventfrog-Checklisten. So behältst du den Überblick und vergisst nichts. Wer rechtzeitig startet, hat weniger Stress, mehr Auswahl und am Ende einen Event, auf den du wirklich stolz sein kannst.
Der falsche Zeitpunkt oder Ort kann einem Event das Genick brechen. Ein Termin, der mit einem Feiertag oder beliebten Konkurrenz-Events kollidiert, lässt die Besucherzahlen schrumpfen. Eine Location, die zu weit ausserhalb liegt, schlecht erreichbar oder unpassend in Größe und Ambiente ist, schreckt Gäste ebenfalls ab.
Warum das zum Problem wird:
Das Datum und der Ort beeinflussen direkt, wie viele Menschen überhaupt kommen und ob sie am Ende mit einem Lächeln oder gestresst nach Hause gehen.
Und dann wäre da noch die Sache mit der Ausstattung: keine ordentlichen Toiletten, kein Internet, schlechte Akustik. Schnell wird aus «Wir gehen feiern!» ein «Wie lange müssen wir noch?
So machst du’s besser:
👉 Termin mit Weitblick wählen: Schau frühzeitig in lokale Veranstaltungskalender. Gibt’s ein Stadtfest, ein großes Konzert oder ein Fußballspiel an deinem Wunschtermin? Dann lieber umplanen. Frag auch ruhig in deinem Netzwerk oder im Verein nach: Wann hätten die Leute wirklich Zeit und Lust?
👉 Location mit Augenmaß: Die Größe sollte passen. Lieber gemütlich voll als verloren leer. Achte auf eine gute Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln, genügend Parkmöglichkeiten und möglichst barrierefreiem Zugang. Auch wichtig: Ausstattung checken! Technik, Toiletten, WLAN – klingt unspektakulär, ist aber Gold wert.
👉 Unbedingt: Vor-Ort-Besichtigung! Mach dir selbst ein Bild! Am besten zur geplanten Uhrzeit deines Events. Wie ist das Licht? Wie ist die Akustik? Gibt’s einen Raum zum Umziehen oder Aufhalten für Künstler:innen? Fragen über Fragen, die du nicht erst am Eventtag beantworten willst.
👉 Für draußen: immer Plan B parat! Zelt, Pavillon, Ausweichtermin – Hauptsache, du bist auf Überraschungen von oben vorbereitet.
Selbst das beste Programm verliert an Wirkung, wenn Ort und Zeitpunkt nicht stimmen.
Mach es deinen Gästen so einfach wie möglich, denn dann kommen sie gerne, bleiben lange und erinnern sich gerne zurück. Und das ist am Ende doch das schönste Feedback.
Wer kennt’s nicht: Man startet motiviert in die Planung, hat eine coole Idee, ein paar Preise im Kopf.
Doch dann kommen die Überraschungen:
Die Technik kostet plötzlich doppelt so viel.
GEMA will auch noch was vom Kuchen.
Und das Buffet? War in deiner Vorstellung auch günstiger.
Willkommen im Club der Bauchgefühl-Planer:innen. Schön ist das nicht, vor allem fürs Konto.
Warum das problematisch ist:
Ein schlecht oder gar nicht geplantes Budget sorgt für böse Überraschungen. Wenn plötzlich das Geld fehlt, wird improvisiert – meist auf Kosten der Qualität. Oder du musst privat in die Tasche greifen, was im besten Fall nervt und im schlimmsten Fall richtig weh tut.
Und es sind nicht nur die Finanzen: Auch Zeit und Personal gehören zu deinen wichtigsten Ressourcen.
Zu wenig Helfer:innen? Chaos vorprogrammiert.
Kein Zeitplan? Dann kommt alles gleichzeitig, nichts ist fertig und du hetzt nur noch durch den Tag.
Wie du’s besser machst:
👉 Budget aufstellen – aber richtig!
Schreib dir alle Kosten auf, und zwar wirklich alle: Location, Technik, Gagen, Werbung, Essen, Getränke, Deko, Gebühren (z. B. GEMA), Security, Toiletten, Müllentsorgung und was auch immer bei deinem Event Thema ist. Und dann: Einnahmen dagegenstellen (z. B. Ticketverkauf, Sponsoring, Gastro-Einnahmen).
💡 Profi-Tipp: Plane einen Puffer ein – 10 bis 20 % des Budgets solltest du für Unvorhergesehenes reservieren. Irgendwas kommt immer.
👉 Zeit & Helfer realistisch kalkulieren
💡Extra-Tipp: Ein Online-Ticketverkaufssystem wie Eventfrog hilft dir nicht nur beim Einlass, sondern auch bei der Finanzplanung: Du siehst jederzeit, wie viele Tickets verkauft sind und bekommst auf Wunsch schon vor dem Event Auszahlungen. So hast du dein Budget besser im Griff und kannst entspannt(er) planen.
Halbzeit! Und jetzt? Durchatmen – aber nur kurz....
Du hast jetzt die ersten fünf klassischen Planungsfehler kennengelernt und weißt, worauf es wirklich ankommt: klare Ziele, eine passende Zielgruppe, gutes Timing, ein durchdachter Ort und ein realistischer Plan für Budget und Ressourcen. Klingt banal? Ist in der Praxis aber oft der Unterschied zwischen «ganz nett» und «unvergesslich.
Doch damit ist unsere kleine Fehleranalyse noch nicht abgeschlossen.
📌 In Teil 2 zeigen wir dir, welche Stolpersteine in der heißen Phase der Eventvorbereitung lauern, von fehlendem Marketing über Genehmigungschaos bis hin zum unterschätzten Thema Nachbereitung. Und natürlich gibt’s auch hier wieder praktische Tipps, wie du das alles souverän umschiffst.
Teil 2 erscheint in Kürze – stay tuned.
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