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Ob Vereinskonzert mit Bratwurstbude, Stadtfest, Kinderflohmarkt oder stylishe Firmenfeier mit DJ-Pult und Diskokugel – Events zu organisieren ist aufregend. Aber auch tricky. Vor allem, wenn man typische Planungsfehler übersieht.In Teil 1 haben wir uns bereits die ersten drei Stolperfallen angesehen. Jetzt geht’s weiter mit Teil 2 – mit noch mehr Learnings und Praxistipps, damit dein Event nicht nur stattfindet, sondern richtig durchstartet. 🚀
Manche Veranstalter:innen stecken enorm viel Energie in Orga und Logistik, vernachlässigen aber das Herzstück der Veranstaltung: das Programm. Ein lieblos zusammengestelltes oder am Thema vorbeigehendes Programm sorgt dafür, dass Gäste gelangweilt sind oder gar nicht erst kommen. Ein häufiger Irrtum ist anzunehmen, gutes Essen und eine hübsche Location würden schon reichen, um Besucher zufrieden zu stellen – doch die Leute kommen vor allem wegen des gebotenen Inhalts.
Warum das zum Problem wird: Ohne spannendes Programm bleibt dein Event blass. Die Gäste nehmen vielleicht Häppchen und Deko wahr, aber es fehlt der bleibende Eindruck. Gerade Stammgäste oder Mitglieder wollen jedes Mal etwas Neues oder Besonderes erleben.
Überlege dir, was dein Publikum begeistern würde:
Achte darauf, dass das Programm abwechslungsreich und zielgruppengerecht ist. Hol dir Feedback von anderen Teammitgliedern: Wirkt das Programm stimmig und attraktiv?
Oft hilft es, sich in die Rolle der Besucher zu versetzen und ehrlich zu fragen: Würde ich da gerne hingehen?Wenn nein – optimiere das Programm. Und vergiss nicht, das Kernthema deines Events stets im Blick zu behalten. Alles, was du planst, sollte diesem roten Faden folgen, damit ein rundes Gesamtbild entsteht.
Das Event ist super, die Leute kommen schon von allein. NEIN! Dieser Irrglaube ist leider weit verbreitet. In Wahrheit reicht selbst das beste Programm nicht, wenn keiner davon erfährt. Unzureichende Werbung oder eine halbherzige Kommunikation mit der Zielgruppe führen dazu, dass viel Potenzial ungenutzt bleibt.
Warum das zum Problem wird: Ohne effektive Promotion bleiben Gäste einfach aus 🚫.
Nicht, weil dein Event unattraktiv wäre, sondern weil sie nichts davon wissen oder sich nicht angesprochen fühlen.
Viele Events scheitern bereits daran, dass Einladungs-Mails ungelesen im Papierkorb landen 📩🗑️ oder Plakate niemanden wirklich ansprechen.
Überlege dir, welche Kanäle deine Zielgruppe nutzt und wie du sie am besten erreichst.
Kombiniere verschiedene Massnahmen statt nur auf eine Karte zu setzen 🎯:
Stimme die Aktionen zeitlich aufeinander ab, um über einen längeren Zeitraum Präsenz aufzubauen. Wichtig ist eine klare Botschaft, die neugierig macht:
👉 Kommuniziere den Mehrwert deines Events (Warum sollte ich hingehen?).
Online-Eventplattformen wie Eventfrog können dir bei der Promotion helfen, ohne werblich zu wirken. Dort kannst du dein Event kostenlos einstellen und es wird automatisch in Eventkalendern gelistet. Zusätzlich bietet Eventfrog optionale Werbe-Pakete an, mit denen du dein Event gezielt in der Region bekannter machst – mit wenigen Klicks und ganz ohne teure Marketingagentur.
So erreichst du auch Personen, die dich noch nicht kennen!
👉Kommuniziere auch mit angemeldeten Gästen weiter – z. B. ein Reminder kurz vor dem Event mit wichtigen Infos.
Aber: Bleib im richtigen Mass, damit es informativ bleibt und nicht als lästig empfunden wird.
Worum geht es? Interessierte haben von deinem Event gehört und wollen sich anmelden oder ein Ticket kaufen 🎟️ – doch dann springen sie entnervt ab, weil der Ticketverkauf unnötig kompliziert ist.
Ein häufig unterschätzter Fehler ist es, den Anmelde- oder Ticketkaufprozess unnötig schwierig zu gestalten.
Warum das zum Problem wird: Mit den Anmeldungen steht und fällt deine Veranstaltung – melden sich nicht genügend Teilnehmer:innen an, war all der Aufwand vergebens.
Jede zusätzliche Hürde im Prozess kann potenzielle Gäste abschrecken:
All das führt dazu, dass Leute abbrechen oder vielleicht auch nie auftauchen.
Frage im Anmeldeformular wirklich nur die nötigsten Informationen ab – niemand füllt gern endlose Felder aus, nur um ein Ticket zu bekommen.
Biete möglichst eine Online-Ticketing-Lösung an, sodass Interessenten sofort ein Ticket sichern können, anstatt mühsam via E-Mail oder Überweisung zu reservieren.
Moderne Ticketing-Plattformen wie Eventfrog 🐸 helfen dir dabei:
Das steigert die Kaufentscheidung massiv!
👉 Je reibungsloser die Anmeldung läuft, desto höher die Chance auf viele Anmeldungen – und auf zufriedene Gäste schon vor dem Event 🎉.
„Hoffen wir, dass alles glatt läuft!“ – Hoffnung ist gut, Planung ist besser. Ein häufiger Fehler in der Eventorganisation ist das Fehlen eines Notfallplans 🚨 bzw. keiner Überlegungen für den Fall, dass etwas anders läuft als erwartet.
Warum das zum Problem wird: Manchmal zwingen uns die Umstände, spontan auf einen Plan B zurückzugreifen 🔄:
Hast du dann keinen Alternativplan in petto, kann das im schlimmsten Fall das gesamte Event gefährden.
Auch kurzfristige Änderungen – z. B. Programmänderungen oder neue Auflagen der Behörden – können Chaos verursachen, wenn die Kommunikation nicht klappt 📢.
Identifiziere frühzeitig die grössten Risiken für dein Event und entwickle für jedes einen Plan B 📝.
Beispiele:
👉 Halte diese Notfallpläne schriftlich fest!
Ebenso wichtig: Kommunikationswege für Änderungen.
Nothing's worse als ein Caterer, der noch den alten Zeitplan hat oder Besucher:innen, die plötzlich eine Stunde zu früh am Eingang stehen. 😬
Halte deshalb immer die Kontaktdaten aller Dienstleister:innen griffbereit und erstelle einen Plan für schnelle Rund-SMS oder E-Mails. So sind alle Teilnehmer zeitnah informiert.
Kurz gesagt: Plan für das Unerwartete, dann bringt es dich nicht aus der Ruhe.
Pro-Tipp:
Eventfrog 🐸 bietet ein praktisches Feature, um alle Ticketinhaber:innen gleichzeitig per E-Mail zu informieren, falls du dein Event verschieben oder wichtige Infos ändern musst. Schnell, einfach, zuverlässig.
Dieser Spruch bewahrheitet sich immer wieder 🔄.
Der Fehler:
Sobald die Veranstaltung vorbei ist, wird nicht mehr darüber nachgedacht.
Keine Nachbesprechung, keine Auswertung, keine Dankesnachricht an Gäste oder Helfer 🎈
Warum das zum Problem wird: Erkenntnisse aus dem Event bleiben ungenutzt!
Was lief gut, was nicht?
Ohne Nachbereitung machst du beim nächsten Mal vielleicht dieselben Fehler wieder. Du lässt eine wichtige Gelegenheit liegen, Teilnehmer:innen zu binden oder Feedback einzuholen.
Gäste und Sponsoren fühlen sich möglicherweise wenig wertgeschätzt, wenn nach dem Event Funkstille herrscht.
Unmittelbar nach dem Event:
Ziel: Die Perspektive der Gäste wirklich verstehen.
Solche Daten helfen dir enorm bei der Planung künftiger Events.
Nicht vergessen: Speichere wichtige Dokumente, Ausgabenlisten und Checklisten.
So baust du dir nach und nach einen wertvollen Erfahrungsschatz auf. Die Nachbereitung mag extra Arbeit bedeuten, aber sie zahlt sich aus – deine nächsten Events werden davon profitieren 💪.
Pro-Tipp:
Wenn du Event-Tools wie Eventfrog 🐸 genutzt hast, kannst du dort oft fertige Reports abrufen, die dir zeigen, wie dein Ticketverkauf lief oder wie aktiv die Online-Registrierung genutzt wurde.
Damit hast du valide Zahlen, um den Erfolg zu belegen und gezielt zu optimieren.
Jeder Fehler ist ein Learning. Und wenn du weisst, was schiefgehen kann, bist du deinen eigenen Hürden schon einen Schritt voraus. Setz auf gute Vorbereitung, starke Kommunikation und einen Event, das dein Publikum wirklich abholt – dann wird dein Event nicht nur reibungslos, sondern richtig legendär.
👉 Noch nicht Teil 1 gelesen? Hier geht’s zum ersten Artikel
👉 Oder gleich loslegen? Hier Event erstellen
